À notre époque, considérant la taille que peut avoir une entreprise florissante en termes d’effectif, de clientèle et d’organisation, tout bon dirigeant doit penser à la digitalisation. Ce qui explique pourquoi la gestion électronique des documents (GED) s’est imposée comme une solution dont les entreprises ne peuvent plus se passer. Tous les acteurs d’une enseigne, soucieux de voir celle-ci grandir, comprennent donc l’importance d’utiliser un outil GED. Et voici quelques astuces simples pour faire le bon choix.
Vérifier que le service est complet et facile d’utilisation
Un Editeur de logiciel GED doit fournir un certain nombre de fonctions de bases pour une bonne infrastructure de travail. Mais d’abord, le client doit identifier exactement les éléments qui lui sont utiles en matière de gestion documentaire. Une société peut par exemple demander l’automatisation de certaines tâches en plus de la numérisation de documents et de l’archivage.
Une autre peut exiger un système dédié pour le partage des fichiers. Aussi, votre logiciel de gestion électronique de documents doit être facile à prendre en main par le personnel. Il arrive souvent qu’une entreprise débloque des ressources financières pour former ses collaborateurs. Néanmoins, la maîtrise des outils ne doit pas devenir un casse-tête.
Vérifier que la solution GED est personnalisable selon vos besoins
Au début, vos besoins au niveau de l’espace de stockage ainsi que des fonctionnalités peuvent rester dans le range des prévisions. Ceci dit, ils finiront par évoluer et votre solution GED devra suivre. Votre infrastructure peut nécessiter un cloud amélioré ou des options spécifiquement développées.
Il incombe donc de prévoir cette éventualité directement lors du choix de votre partenaire. L’idéal serait d’opter pour une GED en SAAS (Software As A Service). C’est-à-dire une GED sous la forme de logiciel service où vous êtes facturé compte tenu des ressources que vous utilisez. De cette manière, les fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin ne vous seront pas facturées.
Prêter attention aux dispositifs de sécurisation des données
Des erreurs de manipulations ou l’infiltration de logiciels malveillants peuvent survenir à tout moment. La solution de GED que vous choisissez doit anticiper ces scénarios et les empêcher. Pour ce faire, certaines mesures peuvent être mises en place :
- système d’autorisation pour l’accès aux documents ;
- système de sauvegardes régulier de l’ensemble de la base de données ;
- stockage des documents cryptés dans des data center protégés des attaques informatiques.
Toute solution de GED se doit de proposer au moins cela à ses clients.
S’assurer que le prix du logiciel correspond aux ressources de l’entreprise
Le prix des logiciels GED est un élément important à étudier lors de vos recherches. Selon les fonctionnalités, l’espace de stockage nécessaire, le nombre d’utilisateurs et le support technique, les tarifs peuvent radicalement varier. Afin d’éviter d’être pris au dépourvu par des factures astronomiques, il est préférable d’avoir une bonne compréhension des offres proposées.
Vous devez vérifier les services et options inclus dans le contrat ainsi que leurs tarifs. Si la facture est importante, alors vous pouvez solliciter d’autres sociétés qui fournissent des solutions de GED. Avec les offres concurrentielles, il sera plus aisé de faire un choix en accord avec les ressources de votre entreprise.
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